5 σημαντικά λάθη που κάνουν τα φοροτεχνικά γραφεία σε σχέση με την τήρηση backup, που αφορά όλες τις μικρομεσαίες επιχειρήσεις | Ανάκτηση Δεδομένων - Data Recovery



Ασφαλής Διαγραφή Αρχείων - Data Destruction - Safe Data Delete

5 σημαντικά λάθη που κάνουν τα φοροτεχνικά γραφεία σε σχέση με την τήρηση backup, που αφορά όλες τις μικρομεσαίες επιχειρήσεις

Μια πραγματική ιστορία ενός φοροτεχνικού που κανείς δεν θα ήθελε να βρεθεί στη θέση του

Πριν απο λίγους μήνες ήρθε στο γραφείο μας ένας πελάτης ο οποίος διατηρεί φοροτεχνικό γραφείο και ο οποίος έπαθε σοβαρή ζημιά και δεν είχε πρόσβαση στα δεδομένα του. Μάλιστα έπρεπε εντός 10 ημερών
να αρχίζει να υποβάλλει περιοδικές δηλώσεις ΦΠΑ για τους πελάτες του.

Το φοροτεχνικό γραφείο είχε 2 υπαλλήλους. Ο υπεύθυνος του γραφείου είχε αναθέσει το backup των κρίσιμων αρχείων σε έναν απο τους υπαλλήλους του, ο οποίος ήταν ο πιο σχετικός με την τεχνολογία.

Ο υπάλληλος με τη σειρά του είχε δώσει εντολή στο μηχανογράφο τους οτι πρέπει να παίρνουν backup κάθε μέρα. Ο μηχανογράφος με τη σειρά του είχε υποδείξει πώς θα κάνουν τη διαδικασία backup καθημερινά μόλις τελειώνουν την δουλειά τους. Η διαδικασία του Backup ετηρείτω εβλαβικά απο τον υπάλληλο.

Όμως το κακό συνέβει όταν ένα πρωί όταν πήγαν στο γραφείο, ο υπολογιστής που φιλοξενούσε το λογιστικό πρόγραμμα δεν ξεκινούσε. Ήρθε ο μηχανογράφος άμεσα και αφού προσπάθησε να επαναφέρει το σύστημα αποφάνθηκε οτι: Ο σκληρός δίσκος του "Server" είχε χαλάσει αλλά παράλληλα χάλασε και ο εξωτερικός δίσκος USB όπου υπήρχαν όλα τα Backup.

Αυτό σημαίνει οτι το τελευταίο backup που είχε το λογιστικό γραφείο ήταν απο το 2012 σε κάποιον άλλο δίσκο που είχε ο ιδιοκτήτης
της επιχείρησης στο σπίτι του, αλλά ήταν άχρηστο.

Τελικά ο πελάτης αυτός ήρθε στην εταιρία μας για ανάκτηση δεδομένων (μια ιδιαίτερα ακριβή εργασία) και καταφέραμε να επαναφέρουμε το σύστημα του σε περίπου 8 ημέρες, και ήταν ιδιαίτερα ικανοποιημένος. Όμως η ανάκτηση δεδομένων, εκτός του ότι είναι μια ιδιαίτερα ακριβή διαδικασία δεν έχει πάντα εγγυημένο αποτέλεσμα.

Αν η διαδικασία της ανάκτησης δεδομένων δεν είχε το επιθυμητό αποτέλεσμα

Θα υπήρχαν οι παρακάτω ιδιαίτερα άσχημες συνέπειες:

  • πρόστιμα σε πελάτες
  • ώρες απο το μηχανογράφο για να περαστεί εκ νέου το πρόγραμμα και να εισαχθεί πιο πρόσφατο backup
  • εργασία για ένα μεγάλο διάστημα για να περαστούν τα στοιχεία χειροκίνητα
  • σοβαρό πλήγμα στο πελατολόγιο και στη φήμη του γραφείου
  • καθυστερήσεις να ανταποκριθεί το γραφείο στις ανάγκες των πελατών

Ποιά είναι τα συχνά λάθη που μπορεί να κάνει ένα λογιστικό γραφείο;

Τα αρχεία σας και το λογιστικό σας πρόγραμμα είναι το μεγαλύτερο μέρος της δουλειάς σας. Ένα συμβάν όπως το παραπάνω μπορεί να προκαλέσει σοβαρό πλήγμα στην επιχείρηση σας καθώς έχετε ιδιαίτερα μεγάλη ευθύνη και εκτός αυτού υπάρχουν και πρόστιμα εάν δεν υποβληθούν στην ώρα τους οι απαραίτητες δηλώσεις.

Η έννοια του Backup σημαινει: Αποθήκευση ενός ή περισσότερων αρχείων σε δύο διαφορετικά ανεξάρτητα σημεία ταυτόχρονα.

Συχνά λάθη που γίνονται σε σχέση με το backup:

1. Το Backup αποθηκεύεται στον ίδιο υπολογιστή (π.χ. σε άλλο τομέα του ίδιου δίσκου π.χ. στο D:\ ή σε άλλο φάκελο στον ίδιο δίσκο π.χ. c:\backup)
-->  Αυτή η λύση δεν είναι σωστή καθώς αν ο σκληρός δίσκος πάθει ζημιά, χάνεται και το βασικό αντίγραφο αλλά και το υποτιθεμενο backup αρχείο.

2. Το Backup δεν έχει διαφορετικές εκδόεις. Για παράδειγμα το νέο backup αντιγράφει το παλαιό.
--> Αυτό έχει τον κίνδυνο για κάποιο λόγο να μην ανοίγει το τελευταίο backup και επομένως να μην έχουμε άλλη εναλλακτική.

3. Ο ίδιος ο ιδιοκτήτης δεν ενημερώνεται για το backup ή δεν γνωρίζει τι πολιτικές έχουν τεθεί στο γραφείο του
-->  Ο ιδιοκτήτης είναι αυτός που θα υποστεί τις κυρώσεις αν κάτι χαθεί δεν πάει καλά. Σε τέτοιες περιπτώσεις κρίσιμες,
πρέπει ο ιδιοκτήτης να λαμβανει μια τυπική ενημέρωση.

4. Δεν δοκιμάζεται ποτέ η επαναφορά του Backup
--> Είναι πολύ σημαντικό να κάνετε μια δοκιμή ανα τακτά διαστήματα οτι το Backup σας λειτουργέι σωστά

5. Backup στον ίδιο φυσικό χώρο
--> Το εφεδρικό αρχείο δεν πρέπει να βρίσκεται στον ίδιο χώρο με το βασικό αρχείο, καθώς μπορεί να επηρεαστούν και τα δυο απο την ίδια ζημιά (π.χ. φωτιά, πλημμύρα, υπέρταση ρεύματος, ιός).

Η καλύτερη λύση για να μην ανησυχείτε για αυτό το θέμα
Στην εταιρία μας βιώνουμε καθημερινά το φαινόμενο της απώλειας δεδομένων. Εξειδικευόμαστε σε αυτό και έχουμε βοηθήσει πολλούς επιχειρηματίες και ιδιώτες
να φέρουν πίσω τα δεδομένα τους. Η διαδικασία αυτή είναι ιδιαίτερα ακριβή και δεν είναι πάντα δεδομένο το αποτέλεσμα.

Η καλύτερη λύση backup περιλαμβάνει τα παρακάτω:
- Εξέταση των αναγκών σας & έκθεση των κινδύνων
- Παρουσίαση συγκεκριμένης αυτοματοποιημένης πρότασης για backup σε 2 σημεία, ένα φυσικό σημείο στο χώρο σας και ένα στο Cloud (εκτός του γραφείου σας)
- Συγχρονισμός των δεδομένων κάθε 15 λεπτά και προς τα δύο μέρη
- Δυνατότητα επαναφοράς του Server σας ακόμα και σε περίπτωση που χαλάσει το μηχάνημα (μέσω internet) εντός 60 λεπτών, σε περίπτωση απώλειας
- Ενημέρωση του ιδιοκτήτη & της  εταιρίας μας με email σε περίπτωση που το backup δεν πραγματοποιείται σωστά

Επικοινωνήστε σήμερα μαζί μας για να πραγματοποιήσουμε μια επίσκεψη στο χώρο σας και να συζητήσουμε τις διαθέσιμες λύσεις ή γραφείτε στο Newsletter μας για να λάβετε 5 σημαντικές συμβουλές για την προστασία των δεδομένων σας.

by tags / 0 Comments

Share

Comments